9 dicas para não ser ignorado por e-mail

Especialistas listam aspectos que envolvem ortografia, organização de tópicos e escolha de destinatários.

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Aprender a redigir um e-mail é uma das tarefas mais comuns que que todo profissional deve ser capaz de executar no cotidiano corporativo. O conteúdo do texto, no entanto, não é a único elemento que influenciará a percepção que os colegas podem ter do profissional. Aspectos como a organização de assuntos e o preenchimento correto dos campos obrigatórios de destino e assinatura interferem na percepção da importância da mensagem e podem garantir que você não será ignorado.

O site Fast Company consultou dois especialistas no assunto para definir nove erros que ninguém deve cometer se quiser ser atendido após enviar um e-mail. William Schwalbe é autor de Send: Why People Email So Badly and How to Do It Better ("Envie: por que as pessoas escrevem e-mails ruins e como fazer isso melhor", em tradução livre) e Natalie Canavor escreveu Business Writing for Dummies ("A escrita dos negócios para leigos").

1. Mandar um e-mail quando o assunto deve ser tratado pessoalmente

Se você está escrevendo um e-mail que terá grande repercussão ou se contém um teor emocional, então a melhor opção é a conversa cara a cara. O escritor William Schwalbe diz à Fast Company que isso ocorre porque os textos não traduzem bem tons e inflexões das frases.

2. Campo “assunto” preenchido com texto vago ou inútil

Não dê a chance de alguém excluir seu e-mail sem conferir o conteúdo. Quanto mais direto, melhor, assim você poderá captar a atenção do destinatário.

3. Copiar muitas pessoas e responder a todas

Uma dica para saber se devemos ou não responder um e-mail com vários destinatários é verificar em qual campo estamos. Se você está no campo “para” é porque espera-se uma resposta ou procedimento, mas se está no “CC” é provável que esteja ali apenas para ciência da situação.

Ao encaminhar um e-mail, preste atenção para identificar previamente quem são os destinatários que precisam recebê-lo. Copiar todos os colegas de trabalho pode, simplesmente, servir para lotar a caixa de entrada.

4. Não usar saudação

É de bom tom cumprimentar seu interlocutor antes de destinar seu questionamento ou recado. As saudações são facultativas após o primeiro contato e dependem da situação, mas são importantes para uma boa impressão no início da conversa.

5. Não checar gramática e ortografia

A escritora Natalie Canavor diz que é falta de respeito enviar e-mails com erros ortográficos. Pior: além de ser encarado como um profissional que não leva suas tarefas a sério, corre o risco de virar piada.

6. Não ser objetivo

Se você não é capaz de resumir os assuntos de seu e-mail em poucos parágrafos ou tópicos, então talvez esta não seja a ferramenta adequada para a mensagem que deseja transmitir.

O ideal, segundo Schwalbe, é que o texto tenha um ou dois parágrafos, ou que seja alongado a partir de tópicos, visando favorecer a compreensão.

7. Não definir a ação esperada

Caso o seu e-mail não exija resposta ou ação, então ele poderá ser visto como uma comunicação inútil.

Você deve requerer ao final do texto qual ação pode ser tomada para solucionar o dilema que o levou a escrevê-lo. Algumas opções são exigir uma resposta ou a execução de uma tarefa, dependendo de seu nível hierárquico e da situação em questão.

8. Não ter uma linha de assinatura customizada

Canavor defende que devemos ter, não uma, mas quatro ou cinco assinaturas de e-mail, para que possamos adequá-las ao destinatário.

A ideia é que as informações de contato estejam de acordo com o necessário para a pessoa com quem está conversando. O executivo de uma empresa e o seu primo não precisam da mesma formalidade.

9. Fazer do e-mail um chat

Se a conversa já se estendeu para quatro ou cinco mensagens, é possível que ela não deva ser feita por e-mail. O ideal para definir se este é o melhor caminho é verificar se algum resultado foi obtido com a troca de textos. Se a resposta for negativa, pegue o telefone ou vá até a mesa de seu colega.

Fonte: ÉPOCA Negócios.